Die Benutzerverwaltung der Microsoft 365 Vernetzungsplattform erfolgt in unserem Mitgliederverwaltungssystem M-Komm. Dort sind zu jeder Mitgliedsorganisation „Ansprechpartner“ angelegt, entweder vom Mitglied selbst oder durch bisherige Kontakte zum Bundesverband bzw. zum zuständigen Einrichtungsverband.

Folgende Arten von "Ansprechpartnern" des Mitglieds in M-Komm bekommen automatisch eine Benutzerkennung:

• in M-Komm benannte "Hauptansprechpartner" der Mitglieder;
• vom Mitglied benannte „QR-Ansprech­partner“ (wenn ein QR-Anerkennungsverfahren aktiv ist);
• Mitglieder von Arbeitsgruppen/Gremien des Bundes­verbands (die als Ansprechpartner des Mitglieds hierzu speziell gekennzeichnet bzw. angelegt werden).

Darüber hinaus kann der Hauptansprechpartner der Mitgliedsorganisation bestimmen, welche zusätzlichen Ansprechpartner als Benutzer für das Vernetzungs­plattform freigeschaltet werden sollen, durch deren Kennzeichnung als „Funktionsträger“ im M-Komm Mitgliederportal.

Nachdem eine der o.g. Kennzeichnungen erfolgt ist, erhält ein anzulegender Microsoft 365 Benutzer ein paar Tage später eine E-Mail mit Benutzerkennung und initialem Kennwort an seine in M-Komm als Ansprechpartner angegebene E-Mail-Adresse.

Die Benutzerkennungen haben eine vordefinerte Struktur.

Normalerweise benennen Sie als Benutzer beim ersten Login in Microsoft 365 (mindestens) eine der folgenden Methoden zur Zurücksetzung des Kennworts:

• Bestätigung an eine E-Mail-Adresse
• Bestätigung mittels einer SMS

Wenn dies erfolgte, können Sie in der Login-Maske "Kennwort vergessen" anklicken um ein neues Passwort anzulegen.

Wenn dies nicht erfolgte und Sie Ihr Kennwort nicht kennen, bitten wir Sie, die Geschäftsstelle anzusprechen. Sie erhalten ein neues Passwort, sollten aber dann wie im Folgenden beschrieben direkt anschließend eine Zurücksetzungsmethode auswählen.

Die Kennwortzurücksetzungsmethode können Sie wie folgt anlegen/ändern, wenn Sie Ihr Kennwort kennen:

1. In Microsoft 365 einloggen
2. In der Browser-Version von Microsoft 365 in „Teams“ wechseln
3. Oben links auf die 3x3-Punkte klicken
4. Auf „Microsoft 365 -->“ klicken
5. Oben rechts auf den Kreis mit den Benutzer-Initialen klicken
6. „Konto anzeigen“ klicken
7. Bei „Sicherheitsinformationen“, „INFORMATIONEN AKTUALISIEREN“ anklicken
8. Methode zur Kennwortzurücksetzung ändern oder hinzufügen.

Eine technische Beschreibung ist in der Anleitung zum Erstlogin nachzulesen - siehe entsprechenden Abschnitt auf der Seite Mitgliederbereich.

Beim Anlegen eines neuen Benutzers haben wir die die dann aktuelle „echte“ E-Mail-Adresse des Benutzers als "Weiter­leitungs­adresse" eingetragen.

Die Weiterleitungsadresse können Sie wenn eingeloggt selbst über das Office 365 Modul „Outlook“ ansehen und dort auch Änderungen vornehmen:

1. Starten Sie Outlook aus der Webversion von Office 365, indem Sie links auf das Outlook-Symbol klicken.
2. Klicken Sie in Outlook oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, um sich „Alle Outlook-Einstellungen“ anzeigen zu lassen.

Dort sehen Sie unter „Weiterleitung“ die Weiterleitungsadresse und können sie nach Bedarf ändern.

Hinweise:

• Das Outlook in unserer Installation von Microsoft 365 dient also nur dazu, für Ihre Benutzerkennung eine Weiter­leitungsadresse anzugeben bzw. diese zu verwalten. Andere Nutzungen von Outlook sind im Rahmen der Vernetzungsplattform nicht freigeschaltet. Bitte binden Sie daher das Konto auch nicht in Ihr lokales E-Mail System ein.
• Die Weiterleitungsadresse wird nicht zur Kennwortzurücksetzung verwendet – bitte nicht verwechseln!

Funktionstest der Weiterleitungsadresse

Wir empfehlen nach Änderungen der Weiterleitungsadresse einen Funktionstest.

Falls Sie nämlich eine inkorrekte Weiterleitungsadresse angeben oder die Weiterleitung aufheben, können E-Mail-Benachrichtigungen aus der Vernetzungsplattform nicht an Sie weitergeleitet werden.

Zum Funktionstest muss man lediglich aus einem E-Mail-Programm eine E-Mail testweise an Ihre Microsoft 365 Benutzerkennung schicken. Diese wird an die eingetragene Weiterleitungsadresse weiterge­leitet. Bitte auch Ihren Spam-Ordner überprüfen.

Der Austausch innerhalb unserer Microsoft 365 Vernetzungsplattform erfolgt in einzelnen „Teams“. Die Mitglieder eines Teams bilden quasi eine Interessensgruppe zu einem spezifischen Thema.

Microsoft 365 unterscheidet zwischen „öffent­lichen“ und „privaten“ Teams:

Öffentliche Teams

Öffentliche Teams sind unter „Team beitreten oder erstellen“ sichtbar. Hierzu gehört das Team „Mitgliedschaftsthemen“, in dem wir im Lesemodus Informationen zur Verfügung stellen, z.B. Mitgliederversammlungs­unterlagen und Musterverträge.

Microsoft 365 Benutzer können jedem öffentlichen Team jederzeit beitreten und es auch wieder verlassen.

Als Mitglied eines öffentlichen Teams kann man einen anderen Microsoft 365 Benutzer diesem Team zuordnen und ihn auf diese Weise zur Mitarbeit einladen. So kann man auch von einem anderen Benutzer einem öffentlichen Team zugeordnet werden.

Private Teams

Für die Arbeitsgruppen und Gremien des Bundesverbands setzen wir private Teams auf. Die Mitglied­schaft dort ist nur für andere Mitglieder des jeweiligen Teams sichtbar.

Auch setzen wir ein spezifisches "QR-Team" für die von der Mitgliedsorganisation benannten Ansprechpartner für QR-Anerkennungsanträge.

Man sieht die Teams, in denen man Mitglied ist, unter „Ihre Teams“.

Über die Neuzuordnung zu einem Team wird man über die Weiterleitungsadresse der Benutzerkennung per E-Mail informiert.

Darüber hinaus können Benutzer durch selbst gesetzte Benachrichtigungsoptionen Team-spezifisch bestimmen, ob und wie sie Nach­richten von anderen Microsoft 365 Benutzern erhalten wollen.

Sie kommen in Teams, indem Sie sich in der Microsoft 365 Vernetzungsplattform anmelden (https://login.microsoftonline.com) und dann in das „Teams“-Modul wechseln.  

Nutzen Sie zur Anmeldung in Microsoft 365 Ihren Webbrowser oder die Teams App. In Ihrem Browser ist das Teams-Symbol nach der Anmeldung entweder links im Menü sichtbar, oder es kann durch Anklicken der 3x3 Punkte oben links sichtbar gemacht werden. 

Jedes „Team“ hat einen Kanal „Allgemein“. Dokumente sollten i.d.R. i diesem Kanal unter „Dateien“ (waagerechtes Menü oben) gespeichert werden, ggf. in Unterverzeichnissen.  

Ein Team kann darüber hinaus weitere Kanäle haben: 

• Bei Teams zur Zusammenarbeit unter den Leitungen können Sie für einzelne Themen weitere Kanäle definieren.  

• Bei Teams zur Verbandsarbeit verwaltet die Montessori Deutschland Geschäftsstelle das Einrichten von Kanälen. 

Die Datei-Ablage aller Kanäle sollte aber i.d.R. über Unterordner in der Dateiablage des Kanals „Allgemein“ erfolgen. 

Sie können eigene Desktop-Benachrichtigungen einrichten. Teams informiert Sie beispielsweise über Änderungen, Nachrichten und Einladungen.  

Falls Ihnen jemand in Teams eine Nachricht schickt, können Sie sich – auch wenn Sie nicht in Microsoft 365 angemeldet sind – über sogenannte „Benach­richtigungen“ hierüber informieren lassen. Die verschiedenen Anlässe, bei denen Sie benachrichtigt werden, und andere Feinheiten können Sie selbst steuern und vorgeben.

Es gibt folgende Varianten der Benachrichtigung während sie eingeloggt sind:

• als „Banner“ im Browser;
• in der Teams-App;
• im „Aktivitäten-Feed“ in Teams (Glocken-Symbol).

Da Sie nicht ständig im System aktiv sein werden, können Sie Benachrichtigungen per E-Mail erhalten, an Ihre Weiterleitungsadresse. Sie können also einstellen, dass Sie Benachrichtigungen per E-Mail erhalten, z.B. wenn Sie in Teams nicht angemeldet sind oder „inaktiv“ waren. Auch wenn ein „Besitzer“ eines Teams Sie dem Team neu hinzufügt, informiert Sie Teams hierüber per E-Mail.

Diese E-Mails gehen zunächst an Ihre als E-Mail ausgestaltete Microsoft 365-Benutzerkennung. Damit Sie diese E-Mails erhalten, haben wir beim Einrichten dieser Benutzerkennung Ihre „echte“ E-Mail-Adresse einmalig als „Weiterleitungsadresse“ hinterlegt. In Ihren eigenen Mailprogrammen müssen Sie hierzu keine Anpassungen vornehmen.

Die Benachrichtigungsoptionen können Sie allgemein oder für jeden Kanal individuell anpassen: 

Allgemein: Die allgemeinen Benachrichtigungseinstellungen von Teams finden Sie mit den 3 Punkten oben rechts, dann „Einstellungen“ auswählen und dann „Benachrichtigungen“.  

Für einen Kanal: Klicken Sie hierzu auf die 3 Punkte rechts neben dem Kanalnamen, dann „Kanalbenachrichtigungen“ auswählen und dann „Benutzerdefiniert“. Details finden Sie auch in der Microsoft-Anleitung Anpassen von Kanalbenachrichtigungen in Teams. 

Die Microsoft 365 Benutzerkennung wird einmalig aus Vor- und Nachnamen generiert, die zum Zeitpunkt des Anlegens des Benutzers für den Ansprech­partner in unserem Mitgliederverwaltungssystem M-Komm einge­tragen sind.

Sie hat die Form einer E-Mail-Adresse, wird aber nur zur Benutzer-Identi­fizierung in Microsoft 365 verwendet: benutzer.mitgliedskennung@m.montessori-deutschland.de. (Sie kann also nicht als Absenderadresse von E-Mails genutzt werden.)

Mit der Benutzerkennung in Microsoft 365 verknüpft sind folgende persönliche Daten, die man im eigenen Teams-„Profil“ selbst ändern kann:

Über den Anzeigenamen ist in Microsoft 365 "sichtbar"  und kann man mittels Suchfunktion von anderen Microsoft 365-Benutzern gefunden werden. (Ein neuer Benutzer ist übrigens bereits vor seinem Erstlogin für andere Benutzer sichtbar.)

Die Weiterleitungsadresse dient der Weitergabe von Nachrichten aus Microsoft 365 heraus, z.B. von anderen Benutzern, an die "echte" E-Mail-Adresse des Benutzers. Sie ist für andere Benutzer nicht sichtbar. 

Diese Daten wurden beim Anlegen des Benutzers einmalig aus unserem Mitgliederverwaltungssystem M-Komm übernommen. Änderungen an den Daten innerhalb von Microsoft 365 werden nicht nach M-Komm übertragen.

Benutzerkennungen sind auf Dauer angelegt, bleiben also auch dann bestehen, wenn sich die echte E-Mail-Adresse der Person ändert. Wir passen Benutzerkennungen nicht an etwaige Änderungen der „echten“ E-Mail-Adresse an, da innerhalb der Vernetzungsplattform nur der Anzeigename des Benutzers sichtbar ist, nicht die Benutzerkennung. 

Weitere Infos zu technischen Details finden Sie hier.

Für einen neuen Microsoft 365 Benutzer wird dessen Benutzerkennung nach folgendem Schema generiert:

benutzer.mitgliedskennung@m.montessori-deutschland.de

bzw.

benutzer.einrichtungskennung@m.montessori-deutschland.de

benutzer: Der Benutzer wird aus Vornamen und Nachnamen des Ansprechpartners in M-Komm gebildet, durch Punkt getrennt, ggf. auf 25 Zeichen gekürzt.

mitgliedskennung: Jeder Mitgliedsorganisation ist in unserem Mitgliederverwaltungssystem M-Komm eine „Mitgliedskennung“ zugeordnet. Hierzu verwenden wir i.d.R. die Maildomain der Mitgliedsorganisation, ggf. auf 25 Zeichen gekürzt.

einrichtungskennung: In folgenden Fällen definieren wir zusätzlich für jede Montessori-orientierte Einrichtung des Mitglieds eine „Einrichtungskennung“:

• Der Einrichtungsträger ist nicht Montessori-orientiert, aber die Einrichtungen haben eigene Montessori-bezogene Maildomains.
• Die Einrichtungen des Trägers haben eigene Maildomains (nicht nur Subdomains des Trägers).

Die Zuordnung von Mitgliedskennung und Einrichtungskennung erfolgt durch die Geschäftsstelle. Beide sind im M-Komm Mitgliederportal für das Mitglied sichtbar.

Die generierte Benutzerkennung wird beim Ansprechpartner in M-Komm gespeichert und ist für das Mitglied im M-Komm Mitgliederportal sichtbar.

Hinweis: Wir nutzen die Subdomain m.montessori-deutschland.de für diese Microsoft 365 Benutzerkennungen, da E-Mail-Adressen aus Sicherheitsgründen aus der Maildomain vom Montessori Deutschland sein müssen.

(Die Option, externe Domains an Microsoft 365 anzukoppeln, womit man E-Mail-Adressen aus der Mail­domain der einzelnen Mitgliedsorganisationen direkt nutzen könnte, wird innerhalb der EU nicht angeboten. Im Einzelfall könnte man „Gäste“ nach Microsoft 365 einladen, was aber als allgemeines Zugangsprinzip nicht praktikabel ist.)